Un onboarding spaziale

Come semplifichiamo i processi di onboarding con ServiceNow

E se anche tu potessi lanciare un razzo, o un processo aziendale, con un solo bottone? Cosa vorresti lanciare?

3… 2… 1… Ignition!

Noi in BlueIT abbiamo lanciato nello spazio il nostro processo di onboarding.

Cos’è l’onboarding?

In azienda rappresenta l’ultima fase del processo di recruitment dopo la fase di attraction e valutazione dei candidati. Nella fase di onboarding la persona neoassunta dovrebbe acquisire tutte le conoscenze e le competenze per diventare parte integrante dell’azienda – sia a livello organizzativo che di cultura aziendale – e deve ricevere tutti gli strumenti necessari per potersi inserire ed iniziare il proprio percorso in azienda.

L’obiettivo strategico di questa fase è fornire alla nuova risorsa tutti gli strumenti per essere completamente operativa, integrata con la struttura aziendale e produttiva, così da garantire buone performance nel tempo.

È quindi un processo che non va trascurato, soprattutto se si parla di aziende di medio-grandi dimensioni dove l’inserimento di nuove risorse è molto frequente.

La nostra esperienza

In BlueIT nel corso degli anni abbiamo creato un nostro processo di onboarding fatto di vari task, dai più semplici come l’assegnazione del PC alla consegna del badge, dalla creazione della casella email, alla prima accoglienza in azienda il primo giorno fino alla consegna del welcome kit e dei documenti aziendali di base. Anche questo processo ormai consolidato, fatto di email quasi standard e semplici checklist, è finito sotto la lente delle nostre attività di continuous improvement dove abbiamo constatato quanto fosse effettivamente un processo candidato all’automazione, aderendo a tutti i criteri di valutazione :

· era un processo ripetitivo;

· coinvolgeva un certo numero di persone per un tempo rilevante;

· era standardizzato e ben strutturato con regole chiare e definite;

· aveva spesso un alto tasso di difettosità dovuta dal data entry manuale;

· era alimentato da sorgenti dati e sistemi strutturati.

Automatizzare un processo come questo può rivelarsi un’impresa molto ardua (come mandare un razzo sulla Luna), se non si dispone del giusto tool e delle giuste risorse che per BlueIT si sono concretizzate in ServiceNow e il nostro centro di competenza specializzato della configurazione e customizzazione della piattaforma.

Ci siamo quindi trovati ad avere tutte le carte in regola per automatizzare il processo, sostituendo la classica email del nostro reparto HR, che informava dell’arrivo di un/una nuovo/a collega e che dava il via ad una serie di attività difficili da coordinare e seguire, con una sequenza di semplici clic.

I passi operativi dell’onboarding: dal processo manuale a ServiceNow

In questo processo non automatizzato poteva capitare che la preparazione del telefono aziendale tardasse perché non sia era stati tempestivamente avvertiti della creazione dell’email aziendale, oppure il primo giorno si era tutti pronti a conoscere il/la nuovo/a collega, ma ci si accorgeva all’ultimo momento che si era dimenticata la prenotazione della saletta riunioni dove accoglierlo/a e fornirgli i materiali.

Ora al nostro reparto HR non serve più compilare l’email iniziale per informare i colleghi, ma tutto parte dall’inserimento dell’anagrafica aziendale, da quel momento in poi, con semplici clic e email automatiche, vengono gestiti i flussi di firma dei documenti per l’ingresso in azienda e con un solo clic si avvia il processo di onboarding digitalizzato.

La digitalizzazione dei processi di onboarding

Ora il processo è guidato tramite ServiceNow che fa da pilota automatico a tutta la procedura, ogni azione viene tracciata all’interno del sistema con un ticket, se ne può seguire l’esecuzione e nulla viene dimenticato.

Appena l’ufficio del supporto tecnico completa la preparazione del PC vengono predisposti in automatico tutti di documenti di assegnazione dell’asset, che non vengono nemmeno più stampati, con il rischio di creare inefficienze e sprechi di carta, ma vengono inviati digitalmente alla nuova risorsa che può vidimarli e conservarli.

In automatico viene creata l’email aziendale ed aggiornata l’active directory con permessi custom in funzione del ruolo aziendale inserito in anagrafica.

In parallelo, viene poi avviata la richiesta del telefono aziendale, la trasmissione del codice etico di BlueIT, l’invio del welcome kit e la comunicazione alla persona responsabile della nuova risorsa della data di inizio attività con tutti di dati di riepilogo del/della nuovo/a collega oltre che alla creazione di un appuntamento a calendario per gestirne l’accoglienza: questa volta la saletta riunioni sarà prenotata!

Questo è solo uno dei tanti processi su cui abbiamo fatto efficienza e abbiamo drasticamente ridotto la possibilità di errore.

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Ph: krakenimages on Unsplash

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